[畫] All-in-one 簡報

有一種簡報檔案，一點也不簡，塞得滿滿的。帶上3D眼鏡，搞不好會看到立體的阿凡達跑出來...


簡報檔，或者有人會直接稱之為 powerpoint 或 ppt（說不定有些人以為簡報檔就只有 MS 的 PowerPoint），原本應該是輔助報告者，讓報告者能更清楚傳達某些訊息給聽眾。

不過，誤用簡報檔似乎才是主流。

我的經驗，還有認識的人的經驗，似乎都指向一個詭異的事實，那就是業界標準的簡報檔，不是拿來報告用的，是「給聽眾自己看」的。

很常出現的情境是這樣的：下週二要開會，報告者得提早準備好簡報檔案，然後寄給與會者（通常是長官、上司、審查者），為的是要讓與會者「事先看過」。這有什麼問題呢？問題在於，你的簡報檔不能只有簡單的大綱，不能把那種需要你在場報告、才能完整呈現的簡報寄出去；你寄出去的簡報檔案，必須 all-in-one，必須盡可能把所有資訊都塞進去，讓這個簡報檔就像是個報告書，長官們一看就知道你所有想要報告的內容。

換句話說，到了真正要報告的時候，你的出現只是一種形式；或者，你的出現只是為了「備詢」，甚至是「被電」。

舉個例子，如果今天你要報告的內容跟智慧型行動裝置有關，然後你想學網路上看到的大師們，用引人入勝或淺顯易懂的圖片，搭配你流暢無礙的口才跟適時的肢體動作，來讓長官們享受一場有料又愉快的簡報會議。然後，你找到了一個不錯的圖，你想利用簡報檔的其中一頁，只放這張圖，強調手機對於現代人的重要性...

（圖片來源：Image: suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net）

千萬不要這樣做。


「正確」的作法，是把這張圖片當作點綴，縮到頁面的一角去。接下來，把重點放在市場調查數據、趨勢圖、表格、各大公司主要產品、技術專利佈局... 你的責任是確認整個頁面所包涵的資訊，可以讓拿到這份簡報檔案的人，自己看了之後就瞭解到時候你要講什麼。

可憐的簡報軟體，被迫變成繁報軟體。

真正在報告的時候，經常是底下的長官或審查者，一直在那邊翻閱簡報檔的紙本；而你必須假設聽眾們有閱讀方面的障礙，看不懂你辛苦準備的資料。於是你得當場重新解釋一次簡報檔上都有的東西，然後等著他們問你問題。

說穿了，很多時候，大家需要的不是簡報檔案，而是把版面橫過來的 Word 檔。

最後，分享一個流傳很久、或許你已經看過，但確實很有趣的影片：